Datenschutzhinweise für das Kunden-Dashboard

Stand: Oktober 2026

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir im SharkAgency Kunden-Dashboard verarbeiten, wozu und wie lange. Ergänzend gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung auf sharkagency.de.

1. Verantwortlicher

SharkAgency GmbH, Bergheimer Str. 104, 69115 Heidelberg
E-Mail: kontakt@sharkagency.de, Telefon: +49 162 3715386

2. Wozu das Dashboard dient

Im Dashboard sehen unsere Kundinnen und Kunden die für sie geplanten Social-Media-Beiträge, geben sie frei, wünschen Änderungen oder passen Texte an. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Freigaben nachvollziehbar festzuhalten und das Dashboard vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Ihr Zugang: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und der Zeitpunkt Ihrer letzten Anmeldung. Bei der Anmeldung mit Microsoft zusätzlich die Kennung Ihres Microsoft-Kontos und Ihrer Organisation.
• Ihre Entscheidungen: Freigaben, Änderungswünsche, Kommentare und geänderte Texte, jeweils mit Name, E-Mail-Adresse und Zeitpunkt. Kommentare werden außerdem mit Datum und Namen in den Content-Plan Ihres Unternehmens übernommen, und Ihre Ansprechperson bei SharkAgency bekommt dazu eine E-Mail.
• E-Mails an Sie: Wenn SharkAgency es für Ihr Unternehmen einschaltet, bekommen Sie werktags eine E-Mail zu Beiträgen, die auf Ihre Freigabe warten. Dafür nutzen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.
• Anmeldung mit Code per E-Mail: Ihre E-Mail-Adresse, der Code (nur verschlüsselt als Prüfwert) und die Netzwerkadresse (IP-Adresse, bei IPv6 gekürzt), damit niemand Codes massenhaft anfordern oder erraten kann.
• Technische Daten beim Aufruf: Damit die Seiten ausgeliefert und Fehler erkannt werden können, verarbeitet der Server technisch notwendige Angaben wie aufgerufene Seite, Zeitpunkt und Browser-Typ.

4. Cookies

Das Dashboard setzt nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TDDDG): ein verschlüsseltes Anmelde-Cookie, damit Sie angemeldet bleiben (für Kundinnen und Kunden bis zu 60 Tage, für das SharkAgency-Team 8 Stunden), und während der Anmeldung mit Microsoft ein kurzlebiges Cookie für 10 Minuten. Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Inhalte von Drittanbietern im Browser.

5. Wer die Daten verarbeitet

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Microsoft Ireland Operations Limited: Betrieb des Dashboards (Microsoft Azure, Rechenzentrum in Deutschland), Ablage der Content-Pläne und Medien (Microsoft 365 / SharePoint) und E-Mail-Versand.
• Supabase Inc.: Datenbank für Zugänge, Entscheidungen und Anmeldecodes (Rechenzentrum in Frankfurt am Main).

Die Daten werden in der EU gespeichert. Beide Anbieter haben Muttergesellschaften in den USA. Für einen möglichen Zugriff von dort gelten die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

6. Wie lange wir Daten speichern

• Anmeldecodes gelten 10 Minuten. Codes und Netzwerkadressen werden nach spätestens einem Tag gelöscht.
• E-Mails an Sie zu wartenden Freigaben werden in der Datenbank nach 30 Tagen gelöscht.
• Ihr Zugang besteht, bis SharkAgency ihn entfernt, zum Beispiel wenn Sie das Unternehmen verlassen.
• Ihre Entscheidungen bleiben als Nachweis der Freigaben gespeichert, solange Ihr Unternehmen das Dashboard nutzt, auch wenn Ihr Zugang entfernt wird. Endet die Zusammenarbeit und wird Ihr Unternehmen aus dem Dashboard entfernt, werden Zugänge und Verlauf gelöscht.
• Einträge im Content-Plan und E-Mails an SharkAgency bleiben, solange die Unterlagen Ihres Projekts aufbewahrt werden.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen. Schreiben Sie uns dazu einfach an kontakt@sharkagency.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.